DESCOBRIR CEGID

1. QUÈ ÉS UNA ORDRE DE COMPRA?

Koalaboox

Una ordre de compra és un document comercial establert pel client en el qual es detallen els articles comprats i totes les condicions útils per a la correcta execució de compra.

L’ordre de compra (OC) permet provar l’existència i l’objecte d’una compra efectuada per un client. És també molt útil tant per l’empresa com pel client i permet  justicar l’existència del contracte de venda.

Una comanda de compra signada correspon a una promesa de venda:

• l’empresa es compromet a entregar la compra.
• Allà el client es compromet a rebre-la i pagar-la.

2. QUINA ÉS LA INFORMACIÓ NECESSÀRIA PER A EMPLENAR UNA ORDRE DE COMPRA?

Koalaboox

L’ordre de compra conté:

• Nom i adreça del proveïdor
• Data i número de la compra, a més del codi de compra
• Detalls dels articles comprats
• Preu unitari i global, condicions de compra, pagament i signatura del comprador

Koalaboox

3. COM ES CREA UNA ORDRE DE COMPRA?

Koalaboox

A la pestanya ‘Vendes‘ es troba l’apartat ‘Altres documents‘. En aquest apartat, podràs trobar les divises, les ordres de compra a més de les ordres de lliurament.

• Fes clic a ‘Ordre de compra‘ per obrir aquesta pestanya.
• Després, fes clic a ‘Crear una ordre de compra‘.

Koalaboox

És molt senzill crear una ordre de compra i es realitza a través d’una ordre específica: el programa t’ajuda a seguir els passos gràcies als quadres en color, perquè no se’t oblidi res.

Koalaboox

Pas 1: Selecciona el client

Pot ser un client ja existent (escriu com mínim 3 caràcters del seu nom i el programa facilitarà el contacte) o nou.

Koalaboox

Pas 2: Descripció

Un cop codificat el client, escriu el contingut (descripció) de la teva ordre de compra.

Koalaboox

Pas 3: Modalitats de pagament

Les modalitats de pagaments són específiques a la utilització de cadascuna. Pot tractar-se d’un comentari vinculat a una compra, un pagament anticipat o un altre. Sense aquestes modalitats, el programa no validarà la teva ordre de compra i no serà possible enviar-lo.

Un cop completats els 3 passos, ja tindrà a punt la teva ordre de compra per enviar-la.

El botó ‘Enviar‘ es posarà en verd i es visualitzarà un missatge a la part superior de la teva ordre de compra.

Ja pots enviar la teva ordre de compra, per correu electrònic, imprimint-(el programa validarà l’estat d’enviat) o per KoalaPost.

Quan enviïs el document, Koalaboox afegirà un número de document. El primer serà el número 1 (però pots modificar-lo, el programa seguirà automàticament la numeració lògica que hagis establert).

Un cop enviada l’ordre de compra, l’estat canviarà d’ « Esborrany » a « Enviat » (aquesta referència òbviament no apareixerà a la còpia del client).

Si ho desitges, podràs modificar l’adreça de lliurament i podràs afegir comentaris en « camps personalitzats ».

Koalaboox

4. PREGUNTES

Koalaboox

1. EL MEU CLIENT ACCEPTA / REBUTJA LA MEVA ORDRE DE COMPRA, COM PUC AFEGIR AQUESTA REFERÈNCIA A L’ORDRE DE COMPRA?

A la pestanya d’ordres de compra podràs trobar totes les ordres que has creat, amb el seu estat.

Esborrany: s’ha creat l’ordre de compra però no s’ha enviat encara al client.

Enviat: l’ordre de compra s’ha enviat al client.

El teu client la valida o la rebutja.

Fes clic a l’ordre de compra corresponent abans de tornar al document.

Pots indicar, simplement en fer clic a l’opció desitjada, l’elecció del teu client.

A més, en un cop d’ull, tens una visió clara de l’estat de les teves ordres de compra al llistat.

Koalaboox

2. COM PUC TRANSFORMAR LA MEVA ORDRE DE COMPRA EN UNA FACTURA / ORDRE DE LLIURAMENT?

Dins de la teva llista d’ordres de compra, pots fer clic a l’ordre que vols facturar o convertir en una ordre de lliurament.

En fer clic en la línia de l’ordre de compra, el document s’obrirà i a la dreta, el botó ‘copiar’ et donarà l’opció de ‘copiar a una factura’ o de ‘copiar a una ordre de lliurament’.

Amb un simple clic, s’obrirà en esborrany una factura o ordre de lliurament perquè no hagis de tornar a escriure el document desitjat. Òbviament, pots modificar aquest document abans d’enviar.

A més, en cada document es recuperarà l’historial d’aquest. Podràs saber en qualsevol moment quan s’ha creat el document i el camí.