ONTDEKCEGID

Waarom mijn emailadres wijzigen naar « mail@koalaboox.com » ?

• om zeker te zijn dat je mail en dus je factuur goed aankomt bij je klant, is het aangewezen deze wijziging door te voeren. Je kan deze wijziging doorgeven via de rubriek ‘voorkeuren – mijn factuur’. Je kan hier aangeven via welk emailadres je mails vertrekken, en wat de bedrijfsnaam is als verzender.

! opgelet : kies je je eigen emailadres, en niet ‘mail@koalaboox.com’ kan er niet gegarandeerd worden dat elke factuur perfect afgeleverd zal worden. Indien jouw klant een -hotmail- adres heeft, zal je mail niet afgeleverd worden !

Het emailadres dat je ingeeft bij je voorkeuren, zal vanaf dat automatisch op je verzendscherm in de factuur staan, en zal niet aangepast kunnen worden.

Hoe ziet mijn klant mijn mail in zijn inbox?

• je klant zal zien dat de mail verzonden werd vanuit jouw bedrijf met jouw emailadres, via koalaboox.com

Kleine tip : je ziet enkel Koalaboox staan bij de verzender. Komt hij ook te staan in het onderwerp van je mail? Dan kan je dit weghalen via de rubriek ‘voorkeuren – mijn factuur – Koalaboox vermeldingen verbergen’. Zodoende staat het niet meer zichtbaar in het onderwerp van je mail.

Heb je binnenhuis een informaticakenner en wens je de mails via je eigen domein te laten vertrekken, dan ga je een toelating moeten geven voor het verzenden van je mails via de Koalaboox-server. Om dit te doen zal je een SPF-record moeten instellen.

• Dit is enkel mogelijk met een persoonlijke domeinnaam. Heb je een emailadres met gmail, hotmail, telenet, skynet, … dan zal dit niet lukken !
• wens je het SPF-record in te stellen? Stuur dan een mail met je domeinnaam en je emailadres naar spf-dkim@koalaboox.com

Een SPF-record is een tool die u kunt gebruiken om Koalaboox de toelating te geven e-mails in uw naam te sturen.

U kunt een SPF (Sender Policy Framework)- record  installeren om na te gaan of Koalaboox wel degelijk uitgaande mails kan versturen vanaf uw mailserver. Dit is optioneel maar aanbevolen als u uw domeinnaam wenst te gebruiken voor het mailen van uw facturen.

U kunt Koalaboox de toelating geven om e-mails te versturen net alsof ze van uw eigen mailbox zouden vertrekken (bijvoorbeeld: factuur@acme.com). Op deze manier bewaart u steeds uw eigen identiteit tijdens het hele proces.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een SPF-record is een TXT-record (registratie), één regel, dat aangeeft welke SMTP-servers, naast de uwe, e-mails mogen versturen alsof ze van uw eigen domein vertrokken.

Dit kan door in de DNS (Domain Name Servers) een TXT-record toe te voegen. (Stel u een DNS voor als een Internet-registratie die voor iedereen toegankelijk is). Met deze registratie kunt u bekendmaken dat Koalaboox een gemachtigde zender is van uw e-maildomein.

Wanneer de mailbox van uw klant een mail ontvangt, zal die normaal gezien een SPF-controle uivoeren om de identiteit van de zender na te gaan. Bij gebrek aan een geldig SPF-record dat het IP-adres van de afzender identificeert, is het mogelijk dat de mailbox van de ontvanger het bericht als spam of phishing beschouwt, het als onbetrouwbaar bestempelt of dat het bericht zelfs helemaal niet op het scherm van uw klant verschijnt.

Koalaboox kan dat vermijden door enkel e-mails vanuit zijn eigen domein te versturen wanneer u ons geen toestemming geeft om uw domein te gebruiken, of door uw domeinnaam te gebruiken met een gepast SPF-record. In beide gevallen zouden e-mails van Koalaboox nooit als spam moeten aangegeven worden.

Is dit werkelijk noodzakelijk?

Is het installeren van een SPF-record noodzakelijk ? Het korte antwoord op deze vraag is: Nee. Het iets langere antwoord is: Enkel als u niet wilt dat uw klanten de naam van Koalaboox in hun berichten zien.

Wanneer Koalaboox een e-mailbericht verstuurt gebruikmakend van uw e-mailadres (als u ervoor gekozen hebt uw eigen e-mailadres te gebruiken om facturen te versturen) , zal Koalaboox als afzender verschijnen om te vermijden dat het bericht geweigerd wordt. Als u echter een geldig SPF-record aanmaakt, hoeft Koalaboox niet langer berichten onder de naam Koalaboox te versturen, en kan Koalaboox ze vanaf uw mailserver sturen en daarbij uw volledige naam behouden.

Een SPF-record installeren

Idealiter vraagt u hiervoor de hulp van uw domeinbeheerder of vraagt u hem dit voor u te doen, indien mogelijk.

Een SPF-record installeren varieert naargelang het systeem. Uw DNS-registraties worden samen met uw maildomein beheerd. Een SPF-record aan uw DNS-configuratie toevoegen hangt af van de manier waarop en door wie uw domein wordt gehost.

Als u al om een andere reden een SPF-record hebt geïnstalleerd, kunt u gewoon een referentie voor Koalaboox toevoegen.

Om een SPF-record te creëren of te wijzigen om Koalaboox toe te voegen

• Wijzig de DNS-parameters van uw domein om de nodige gegevens toe te voegen.

Opmerking: Als u meer over SPF-records wenst te weten, ga naar www.openspf.org.