MENU

koalaboox logo
CREËER JE ACCOUNT INLOGGEN

VEELGESTELDE VRAGEN

koalaairplane

ONTDEKCEGID

LEER STAP VOOR STAP

HULP

Hoe een terugkerende factuur programmeren ?

Categorieën: FACTUREN

Maakt u regelmatig facturen aan voor hetzelfde bedrag aan dezelfde klant? Maak dan een terugkerende factuur aan, en je bent gerust. Je hoeft nu enkel nog te wachten op de betalingen van deze facturen.

Hoe maak ik een terugkerende factuur ? 

Ga naar de rubriek ‘Verkopen – Terugkerende Factuur’ en klik op ‘Programeer een terugkerende factuur’.

Capture d’écran 2016-04-29 à 11.51.38

Je maakt deze factuur aan zoals elke andere factuur in ons systeem. Let wel : het factuurnummer zal pas aangegeven worden op het moment dat de factuur zelf echt aangemaakt zal worden.

Kies daarna de verschillende verzendcriteria van uw terugkerende factuur :

  1. Kies de eerste datum van verzenden. Je kan desgewenst ook een een einddatum kiezen.
  2. Definieer de verzendfrequentie (per dag, week, maand of jaar)
  3. Geef aan wanneer je de facturen wil laten vertrekken
  4. En als laatste kies je de manier van verzenden nog :
    • Geen automatische verzending : De factuur zal als ontwerp aangemaakt worden, maar niet verzonden. Dit moet handmatig gedaan worden.
    • Automatische verzending per mail (vergeet zeker niet een mailadres in je klant op te slaan)
    • Automatische verzending via KoalaPost (check zeker of je genoeg postzegels hebt!)

Capture d’écran 2016-04-29 à 11.55.26

Je hoeft enkel nog op « ON » te klikken om de terugkerende facturen te activeren!

Heeft u verschillende facturen die op mekaar lijken, vergeet dan niet de optie « clonen » zodoende kan je een bestaande factuur kopiëren.

Hieronder een voorbeeld om goed de werking van terugkerende facturen te begrijpen

We willen een factuur voor de huur van ons gebouw verzenden. De programmatie van de terugkerende factuur is voorzien op 1 mei 2016 en heeft als einddatum 1 mei 2017, aangezien we een huurcontract voor een jaar hebben getekend.

Wij wensen ook dat deze factuur maandelijks verzonden wordt.

De datum voorzien voor de verzending is de laatste van de maand, wij willen immers dat de factuur verzonden wordt voor de verlopen maand.

En uiteindelijk kiezen we ook voor een automatische verzending per mail. Zodoende hoeven we helemaal niet meer tussen te komen in deze facturatie en verloopt alles vanzelf.

Capture d’écran 2016-04-29 à 11.56.20

TIP: De datum voor de volgende verzending is puur informatief. Zo kan u nakijken of alles correct verloopt zoals u het gewenst had 😉

Je hoeft nu enkel nog op ON te klikken om de verzending te activeren.

De SuperTip voor de pro’s onder ons : Gebruik de variabelen in uw terugkerende factuur zodat deze zich aanpast aan uw facturatieperiode.

Heeft u nog vragen, aarzel dan zeker niet contact op te nemen met ons op  0800.23.145 of stuur ons een mailtje naar support@koalaboox.com