DÉCOUVRIR CEGID

Wanneer u uw bankrekening verbonden heeft met het BankNet, ontvangt Koalaboox elke dag de lijst met betalingen van uw klanten. Koalaboox informeert u elke dag over de ontvangen betalingen dankzij een automatische aansluiting van de betalingen.

Hoe verbindt het systeem een betaling met een openstaande factuur?

1. Gestructureerde mededeling

Het eerste criterium is de gestructureerde mededeling. Als uw klant de gestructureerde mededeling in zijn betaling heeft vermeld, identificeert het systeem de factuur in 100% van de gevallen.

2. De bankrekening van de klant

Het tweede criterium is de bankrekening van de klant en het bedrag van de factuur. Als de betaling geen gestructureerde mededeling omvat, gaat het systeem op basis van de bankrekening controleren of het al eerder een betaling van deze klant heeft ontvangen. Als deze klant in het verleden al een betaling heeft gedaan, zal het systeem hem herkennen.

Als het echter de eerste betaling van deze klant is en er geen gestructureerde mededeling is vermeld, zal het systeem de betaling niet herkennen.

U ontvangt dan een e-mail waarin u wordt geïnformeerd dat er een « niet-geïdentificeerde betaling » is ontvangen. Het is dan uw taak om het systeem te informeren welke factuur bij deze betaling hoort. Ga hiervoor naar het menu « Betalingen/Ontvangen betalingen ». In de rechterkolom ziet u de niet-aangesloten betalingen. Klik op een betaling. Het systeem toont de informatie over deze betaling en de lijst met openstaande facturen. Klik op de factuur die bij deze betaling hoort.

Het is belangrijk om niet-geïdentificeerde betalingen uit te zoeken om te voorkomen dat er een herinnering naar een klant wordt gestuurd die wel heeft betaald.