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Dans le but d’optimiser la déliverabilité des emails, Koalaboox envoie vos factures depuis l’adresse « mail@koalaboox.com » par défaut.

Si vous souhaitez configurer l’envoi des factures depuis votre propre adresse email, vous pouvez faire la modification sous l’onglet ‘préférences – ma facture’.

Attention!

Si vous choisissez votre propre adresse mail, nous ne pouvons malheureusement pas garantir la déliverabilité de votre email chez votre client. (p.e. Si votre client a une adresse email de type hotmail, il sera fort probable que ce mail ne puisse pas être livré…)

L’adresse email que vous choisissez dans vos préférences sera inscrite par défaut dans l’écran d’envoi de la facture. Celle-ci ne pourra pas être modifiée.

Comment mon client voit-il la facture dans sa boite mail?

Votre client verra que la facture provient de votre société avec votre adresse mail, mais via koalaboox.com.

Petite astuce : Koalaboox ne sera visible que dans l’expéditeur. Si Koalaboox est aussi visible dans l’objet du mail, vous pouvez l’enlever via ‘préférences – ma facture – mentions Koalaboox’ . Si vous les cachez, la mention ne sera plus visible dans l’objet du mail.

Vous avez un informaticien chez vous et vous voulez envoyer vos mails via votre propre domaine? Alors vous pouvez mettre en place l’autorisation d’envoi des mails via le serveur Koalaboox.

• Ceci n’est possible que si vous avez un nom de domaine personnel. On ne peut donc pas le faire avec gmail, hotmail, telenet, skynet, …
• Souhaitez-vous installer un enregistrement SPF? Merci de nous envoyer votre domaine ainsi que votre adresse mail vers spf-dkim@koalaboox.com

Un enregistrement SPF est un outil que vous pouvez utiliser afin d’autoriser Koalaboox à envoyer des e-mails en votre nom.

Vous pouvez installer un enregistrement SPF (Sender Policy Framework) afin de vérifier que Koalaboox puisse bien envoyer des e-mails en votre nom depuis votre serveur de messagerie. C’est optionnel, mais recommandé si vous désirez utiliser votre propre domaine lors d’envoi de factures par e-mail.

Vous pouvez autoriser Koalaboox à envoyer des e-mails comme s’ils provenaient de votre adresse e-mail (par exemple : facturation@acme.com). De cette façon, vous conservez votre identité durant toute la procédure.

Comment ça marche ?

Un enregistrement SPF consiste en une seule ligne de texte reprenant les serveurs SMTP, autres que le vôtre, qui sont autorisés à envoyer des e-mails comme s’ils provenaient de votre domaine.

Ceci est rendu possible grâce à un enregistrement dans le serveur de noms de domaine (DNS – Domain Name Servers). Imaginez un DNS comme un enregistrement Internet accessible publiquement. Cet enregistrement vous permet d’afficher publiquement que Koalaboox est un expéditeur autorisé depuis votre domaine de messagerie.

Lorsque la messagerie d’un client reçoit un message, elle réalise généralement une vérification SPF pour s’assurer de l’authenticité de son expéditeur. En l’absence d’enregistrement SPF valide permettant d’identifier l’adresse IP de l’expéditeur, certaines messageries peuvent qualifier le message d’indésirable ou de tentative d’hameçonnage et le signaler comme douteux ou ne pas l’afficher du tout dans la messagerie du client.

Koalaboox évite ceci en envoyant l’e-mail depuis notre domaine lorsque nous n’avons pas l’autorisation de le faire depuis le vôtre et utilise celui-ci uniquement lorsque vous en donnez l’autorisation via un enregistrement SPF. Dans les deux cas, un e-mail envoyé par Koalaboox ne devrait jamais être signalé comme un spam.

En avez-vous réellement besoin ?

Bref, devez-vous installer un enregistrement SPF ? La réponse courte est : Non. La réponse plus détaillée est : Uniquement si vous refusez que le nom de Koalaboox s’affiche  sur les messages destinés à vos clients.

Lorsque Koalaboox envoie un message en utilisant votre adresse e-mail (ce qui est le cas lorsque vous avez choisi votre adresse e-mail pour envoyer des factures), le message affichera Koalaboox comme expéditeur pour éviter tout rejet. Cependant, si vous créez un enregistrement SPF valide, Koalaboox enverra les e-mails depuis votre messagerie personnelle, et ce, en préservant complètement votre identité.

Installation d’un enregistrement SPF

L’idéal serait que vous obteniez de l’aide pour réaliser cette tâche ou que vous demandiez à votre administrateur de domaine qu’il s’en charge.

L’installation d’un enregistrement SPF diffère selon les systèmes. Vos enregistrements DNS sont gérés en lien avec votre domaine d’e-mail. La façon dont vous pouvez ajouter un enregistrement SPF à votre configuration DNS dépend de qui héberge votre domaine et comment il le fait.

Si vous avez déjà installé un enregistrement SPF à une autre fin, vous pouvez simplement y ajouter une référence à Koalaboox.

Comment créer ou éditer un enregistrement SPF pour y ajouter Koalaboox ?

• Il est nécessaire de modifiez les paramètres de votre DNS en ajoutant les enregistrements adéquats. Assurez-vous de comprendre et maîtriser les implication de cette opération avant de nous contacter.
• Demandez à l’administrateur de votre domaine de demander votre configuration personnalisé à l’adresse spf-dkim@koalaboox.com.

Note : Si vous êtes curieux, rendez-vous sur www.openspf.org pour plus d’informations sur les enregistrements SPF.